ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

A. Definisi ERP

    ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk meng-otomasi dan meng-integrasikan proses-proses bisnis utamanya. ERP memecah kebuntuan berbagai hambatan fungsional tradisional dalam organisasi dengan cara mem-fasilitasi sharing/berbagai data, berbagai aliran informasi, dan mengenalkan/menyalurkan praktik-praktik bisnis yang umum diantara semua pengguna dalam organisasi. Implementasi sistem ERP bisa menjadi suatu upaya yang masif yang dapat memakan waktu hingga beberapa tahun. Karena kompleksitas dan ukuran sistem ERP, hanya sebagian kecil organisasi bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil risiko untu mengembangkan suatu sistem ERP sendiri (in-house). Karena itu, pada dasarnya semua sistem ERP adalah produk komersial. Produk yang dianggap dan diakui sebagai pemimpin di pasar adalah SAP, Oracle, Baan, J.D. Edwards & Co., dan PeopleSoft Inc.

B. Konsep ERP

    

C. Tujuan dan Peranan Dalam Organisasi

    Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan

    ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

•  Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
•  Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
•  Menghasilkan informasi yang real-time
•  Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

D. ERP Dalam Klasifikasi Sistem Informasi 

    

E. Kekuatan ERP Integrated

    

Karakteristik dari ERP yang paling mendasar adalah “intergrasi”, sehingga pertanyaan yang sangat relevan adalah pada tingkat atau “level” mana terjadi intergasi. Delvin Gran, Yujong Hwang dan Qiang Tu (2013) menyimpulkan bahwa ada enam tingkatan, yaitu: system specifcation integration, system-user integration, islands of technology integration, organization integration, sosio-organization integration, dan global integration. Lihat gambar berikut.

Pada level-1 (Specification Compatibility), ERP sebagai sistem dapat memenuhi semua spesifikasi teknis yang diusulkan penyedia aplikasi (vendor), perangkat keras dan perangkat lunak pendukung aplikasi memenuhi persyaratan, kompatibel satu dengan lainnya, sehingga dapat mendukung kegiatan operasional secara terintegrasi. Pada level-2 (Ergonomic Cognitive, Human-computer Interaction) mempunyai persyaratan yang sama tetapi ditinjau dari kepentingan pengguna bukan vendor, ERP dirancang secara ergonomis, sehingga tidak ada masalah dengan user interface. Pada level-3 (Horizontal Vertical), ERP terhubung dengan fungsi, proses dan kegiatan bisnis. ERP mampu menghubungkan berbagai pusat data perusahaan untuk dapat digunakan secara bersama. Pada level-4 (Internal vertical, Internal horizontal, Internal temporal Strategic), ERP mampu mendukung proses analisa bisnis perusahaan, serta mampu menyebarka atau mengkomunikasikan hasil analisis dalam bentuk keputusan manajemen dengan alternatif-alternatif yang meningkatkan daya saing, mampu memudahkan berbagi visi dan misi perusahaan ke berbagai divisi perusahaan, bertukar gagasan, meningkatkan kualitas informasi perusahaan dan ketepatan waktu berbagi informasi, memfasilitasi kolaborasi, dan memungkinkan mendukung proses bisnis yang lintas fungsi.

Pada level-5 (External horizontal, External vertical, External temporal, Shared-vision), ERP selain kemampuan pada level 4, ERP mampu menghubungkan persusahaan dengan para pemsok dan koordinasi dengan mitra kerja perusahaan, berkomunikasi dengan pemerintah dan pembuat regulasi dan mampu mendukung startegi perusahaan. Pada level 6 (Internal horizontal, Internal temporal, Cultural), Sistem ERP mampu diimplementasikan secara global, mengintegrasikan kantor-kantor cabang di seluruh dunia,  perbedaan waktu di berbagai belahan dunia tidak mempengaruhi pengoperasian sistem ERP, perbedaan bahasa di negara lain tidak menunda transfer atau pengolahan informasi, perbedaan budaya internasional tidak menimbulkan masalah saat memproses dan mentransfer data, perbedaan dalam definisi data dan database tidak menjadi masalah, dan mampu mengikuti  standar industri internasional yang dibutuhkan oleh berbagai negara.

F. Evolusi Aplikasi ERP

    MRP inilah yang menjadi tahap awal dari terciptanya software ERP. Seiring berjalannya waktu, ERP pun melalui beberapa tahapan evolusi.

Tahap 1

Pada tahap pertama ini adalah Material Requirement Planning (MRP). Selain menjadi cikal bakal dari adanya ERP, MRP ini memiliki area fungsional, yakni Inventory Management dan Production.

Tahap 2

Pada tahapan evolusi ERP yang kedua adalah berupa Close Loop MRP. Selain bisa mengkonsep perencanaan kebutuhan material, juga menjadi alat yang membantu untuk menyelesaikan masalah. 

Bahkan memungkinkan untuk mengubah rencananya dan mengganti jika memang perlu. Area fungsional untuk Close Loop MRP adalah berupa Inventory Management, Production, serta Engineering.

Tahap 3

Untuk menjadi software ERP terbaik, maka tahapan yang ketiga ini pun tidak terlewatkan. Yakni tahap Manufacturing Resource Planning atau MRP II. Tahapan ini adalah untuk menyempurnakan dari Close Loop MRP.

Di mana dengan menambahkan tiga elemen utama dalam sistem ini. Area fungsional MRP II berupa Inventory Management, Production, Engineering, Finance, serta Human Resource Management.

Tahap 4

Inilah perkembangan dari sistem ERP selanjutnya yang lebih luas lagi sampai ke integrasi keuangan. Kemudian juga melalui batas fungsi dari organisasi. Dengan begitu, perusahaan akan merasakan kemudahan untuk mengelola proses bisnisnya.

Area fungsional yang ada dalam ERP ini berupa Inventory Management, Production, Engineering dan Finance. Selain itu juga ada Human resource Management serta Delivery.

Tahap 5

Tahap kelima adalah sekaligus tahap evolusi terakhir dari software ERP. Di saat ini Anda pun semakin mudah untuk memahami apa yang dimaksud dengan ERP dan bentuk implementasinya bagi perusahaan.

Di tahapan ini adalah Extended ERP atau ERP II. Yang mana sistem ERP yang sudah banyak perusahaan gunakan sekarang. Perlu Anda ketahui bahwa ERP II sudah mulai muncul sejak tahun 2000.

Lalu untuk area fungsionalnya sudah lebih luas dari sebelumnya. Area tersebut meliputi Supplier Management, Inventory Management, Production, Engineering, dan Finanace.

Selain itu juga mencakup tentang Human Resource Management, Delivery, Sales and Marketing sampai Customer Support.

Melalui tahapan evolusi software ERP tersebut, bisa Anda ketahui bahwa setiap perkembangannya menunjukkan adanya progres dari sistem ini. Dalam setiap perkembangan tersebut, ERP berusaha selalu memenuhi kebutuhan perusahaan.

Hasil akhirnya adalah di zaman sekarang ini. Di mana perusahaan Anda sudah bisa menggunakan software ERP dengan area fungsional yang lebih luas. Apa yang dimaksud dengan ERP pun semakin jelas, yakni untuk mengelola perusahaan secara maksimal.

G. Pendekatan Implementasi ERP

    1. The Big Bang

Strategi penerapan seluruh modul dalam ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

2. Step-by step (Phased Approach)

Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.

Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.

Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, biaya tidak terlalu membebani.

Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

3. Small Bang (Pilot Approach)

Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait.

Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.

Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antarsite.

H. Key Success Factor ERP

    Tanpa bermaksud menyederhanakan proses implementasi ERP, berdasarkan pengalaman kami dalam melakukan implementasi SAP Business One di perusahaan-perusahaan customer, kami melihat ada beberapa point kunci yang menurut kami memiliki pengaruh besar dalam proses implementasi ERP pada perusahaan.

Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management

Jebakan harapan / Ekspektasi

Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint

Manajemen persiapan data

Training

Testing, testing dan testing

Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?

Go Live Strategy – Paralel Run Vs Cut Off

I. Keuntungan dan Kelemahan Implementasi ERP

    Kelebihan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Bisa dikatakan kalau ERP adalah aset bagi banyak organisasi karena sistem ini membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar dengan menghasilkan laporan yang mudah dipahami menyatukan dan melindungi informasi Anda, mengotomatiskan proses, dan tindakan lain yang diperlukan bisnis Anda. Dengan kemampuan ini akan membantu perusahaan dan bisnis dalam operasi sehari-hari dan perencanaan jangka panjan mereka menjadi lebih efisien serta tertarget. Berikut manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan jika mengimplementasikan perangkat lunak ERP :

 

Membuat proses bisnis lebih efisien

Sebelum adanya implementasi sistem ERP, semua informasi disimpan dalam database yang berbeda. Informasi ini dapat digandakan dan ada risiko tinggi bahwa informasi tersebut mungkin bukan versi terbaru. Oleh karena itu, keputusan yang dibuat berdasarkan informasi ini mungkin tidak akurat. Adanya ERP membuat semua informasi disimpan dalam satu database yang berarti setiap orang dapat mengakses dan memperbarui informasi dari berbagai departemen untuk mencerminkan informasi terbaru dalam sistem. Ini mengurangi risiko file duplikat karena semua informasi akan diperbarui dalam satu database. Dengan demikian, keputusan yang diambil akan lebih akurat dan dapat diandalkan.

Informasi yang terintegrasi di semua departemen

Jika merujuk pada cara lama, perusahaan digunakan untuk menyimpan informasi di database setiap departemen. Dengan demikian, informasi hanya akan dibagikan dalam departemen tertentu dimana bila departemen lain ingin mendapatkan data atau informasi, mereka harus bertanya kepada manajer departemen masing-masing untuk mengakses informasi tersebut. Menggunakan sistem ERP, sistem dapat menyimpan semua informasi di semua departemen dalam satu database yang berarti semua karyawan dari departemen yang berbeda dapat menggunakan informasi dari database tanpa persetujuan departemen lain.

Pelaporan dan perencanaan yang tertata

Dengan menerapkan ERP di semua departemen bisnis dan perusahaan, itu berarti bahwa perusahaan telah memiliki satu sistem pelaporan terpadu untuk setiap proses. Maka dengan memiliki satu sumber data dan informasi, sistem ERP dapat dengan mudah menghasilkan analitik dan laporan yang berguna kapan saja. Ini tidak lepas karena ERP memberi manajemen kemampuan untuk membandingkan dan menganalisis fungsi lintas departemen dan divisi tanpa bias dari banyak email dan spreadsheet. Bahkan ERP memungkinkan manajemen untuk menghasilkan laporan khusus mereka sendiri dan mereka dapat dengan cepat dihasilkan tanpa bergantung pada bantuan tim IT lagi yang akan membuat proses kerja lebih efisien dalam hal waktu.

Visibilitas yang jelas

ERP memungkinkan akses total ke setiap proses penting atau utama dalam bisnis dengan memungkinkan data dapat diakses dari setiap departemen ke manajemen. Melalui ini, manajemen dapat mengontrol tingkat persediaan secara harian, mingguan atau bulanan termasuk kiriman masa depan yang belum diterima. Setelah mengetahui secara tepat posisi perusahaan mengenai tingkat persediaan, maka dapat membantu manajemen untuk mengontrol modal kerja dengan cara yang lebih tepat. Selain itu, ketersediaan semua informasi perusahaan di lokasi terpusat memungkinkan peningkatan kolaborasi dan penyelesaian tugas kompleks yang lebih efisien. Visibilitas lengkap ini memberikan alur kerja yang lebih baik dan memungkinkan proses antar-departemen untuk dilacak dengan mudah dengan efisiensi maksimum.

Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Seperti dua sisi yang telah disebutkan diatas, maka ERP juga mempunyai kekurangannya tersendiri. Walau Anda ingin segera menggunakan sistem ini untuk bisnis dan perusahaan Anda, ketahui juga beberapa kekurangannya seperti :

Biaya pemeliharaan

Biaya awal perangkat lunak saja bisa sangat tinggi, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah. Meskipun biaya ini dapat dihindari dengan menggunakan solusi cloud dengan pembayaran bulanan tetapi bukan berarti cara ini juga tidak lepas dari kelemahannya sendiri juga.

Penurunan efektivitas

Sebuah perusahaan harus memahami bahwa penerapan sistem membutuhkan waktu yang lama yang dikarenakan membutuhkan waktu untuk melakukan migrasi data, menyelenggarakan kursus pelatihan bagi karyawan dan tugas-tugas lainnya. Hal ini dapat membawa kerugian yang sangat besar bagi perusahaan dari segi waktu dan biaya. Proses implementasi bisa memakan waktu dari sebulan hingga bertahun-tahun diaman jika perusahaan tidak menangani dengan baik risiko yang mungkin terjadi, kemungkinan besar mereka tidak dapat pulih dari kerugian.